文档外发 (防止文档二次外发：企业信息安全的关键策略｜文档外发详解（企业管理篇)

在一次企业管理会议上，部门负责人李经理和信息安全专家张博士展开了如下对话：

李经理：张博士，最近我们公司发生了一起严重的信息泄露事件。一位员工不小心将内部机密文档通过私人邮箱发送给了外部人员。这对我们的业务造成了很大的影响。我们该如何防止类似的事情再次发生？

张博士：李经理，这确实是一个严峻的问题。为防止文档二次外发，我们可以采取多种策略和技术措施。您听说过域智盾吗？它是一款专门防止文档二次外发的安全软件，可以有效解决您提到的问题。

李经理：域智盾？能具体讲讲它是如何工作的以及有哪些功能吗？

张博士：当然可以。域智盾通过文档加密、权限设置、水印添加、实时监控、行为分析和拦截与审计等功能，全面保护企业文档的安全。比如，它可以自动为所有文档添加水印，这样即使文档被外发，水印也会显示文件的来源，追溯责任。同时，通过实时监控和行为分析，系统能够及时发现并阻止未经授权的文档外发行为。

其具体功能步骤如下

１．文档加密

• 步骤：对所有企业内生成和使用的文档进行加密处理。
• 实现：设置加密策略，确保文档在传输和存储过程中受到保护。

２．权限设置

• 步骤：为每个文档设置详细的访问和编辑权限，只有授权人员才能查看和操作文档。
• 实现：制定不同的策略分配权限给不同的用户或用户组。

３．水印添加

• 步骤：在文档上添加包含员工信息的水印，防止未授权的复制和传播。
• 实现：通过策略制定让文档自动生成和添加水印，确保每份文档都有独特的标识。

４．实时监控

• 步骤：监控文档的所有操作记录，包括查看、编辑、下载、打印等行为。
• 实现：实时记录并分析所有文档操作，生成详细日志。

５．行为分析

• 步骤：分析用户的操作行为，发现异常活动并及时发出警报。
• 实现：通过机器学习算法，识别和预警潜在的安全威胁。

６．拦截与审计

• 步骤：当检测到未经授权的外发行为时，自动拦截并记录审计信息。
• 实现：设置敏感字词，后台实时拦截异常行为，并生成详细审计报告供管理层审查。

应用场景

１．企业内部文档保护

• 描述：企业生成的大量内部文档，涉及商业机密和敏感信息。
• 应用：防止这些文档被未经授权的员工外发，确保信息安全。

２．合同和法律文件管理

• 描述：企业的合同和法律文件涉及到重要的法律责任和经济利益。
• 应用：加密和监控这些文件的传输和使用，防止泄露和篡改。

３．研发资料安全

• 描述：研发部门的技术文档和设计资料，是企业的核心竞争力。
• 应用：对这些文档进行严格的权限管理和监控，保护知识产权。

４．客户数据保护

• 描述：企业存储的客户数据，包括个人信息和交易记录。
• 应用：确保这些数据只能在授权范围内使用，防止二次外发和隐私泄露。

５．项目协作安全

• 描述：多个部门或团队之间的项目协作，涉及大量的文档共享。
• 应用：通过细化权限和实时监控，确保项目文件在协作过程中的安全。

总结

通过多层次的防护措施，确保企业文档在使用和传输过程中不被二次外发，有效保护企业的敏感信息和知识产权。其强大的权限管理、加密技术、实时监控和行为分析功能，使得域智盾成为现代企业文档安全管理的利器。

云计算、物联网、人工智能等先进技术的应用，使得信息通讯行业得以蓬勃发展。然而，随着数据的快速增长和传输，数据泄露的风险也越来越高。信息通讯行业涉及大量敏感数据，涵盖个人隐私、商业机密等重要信息，一旦发生泄露，将可能导致个人债务、信用卡诈骗、盗用企业商业机密等问题。

信息通讯行业在网络安全方面存在的隐患主要有：

1、手机通讯企业研发部门、供应链以及市场营销等部门产生许多机密文档，这些文档以明文形式存储流转，容易发生泄密。

2、机密资料需要在企业内各部门流转，通过网络渠道外传，无法追查文档在终端中的使用痕迹，也无法对文档的外发行为进行审计，机密文件被非法外传也无从得知。

3、部分员工利用自身职位的权限，窃取敏感数据并泄露给第三方，或者通过网络攻击手段获取利益。

域智盾数据防泄密系统应对措施：

部署加密系统，安全不外泄

对研发部门产生的源代码、设计图纸、技术资料等进行强制加密，对宣传部门的视频、图片、PPT、PDF等广告宣传资料及其他重要文档资料进行加密保护，在授信环境中文档的流通习惯不变，传到公司外部则无法打开。普通加密文件可以在部门内部正常流转，不影响工作效率。

严控文档查看范围，防止无关人员访问

根据文档的敏感程度对文档进行隔离，系统支持分部门分级别管理加密文档，管理员可根据文档的机密程度设置分享范围，自主设置文档的使用者和权限，在跨部门协作时，只有参与人才能使用文件，防止无关人员访问。

管控文档外发，保障资料的安全交互

系统可以设置把外发资料制作成专门的外发文档，限制外发文档在外的查看期限、查看次数和使用权限，支持过期自动删除，防止机密在合作结束后继续被使用。

离线办公管理，解决员工出差办公风险

针对员工需在外处理紧急事务，系统提供专门的离线管理方案，帮助企业保证加密文档在外正常使用，并应用审批流程，保护机密在外安全。

审计文档使用过程，提高防范能力

系统支持对文档操作、移动设备拷贝、网络外传等行为进行审计，也可以通过屏幕监控，记录终端电脑画面，在发生疑似泄密事件，可进行有效溯源，为泄密事件提供依据。

信息通讯行业在数据泄露方面存在许多潜在的隐患，可能导致巨大的财务损失和信任危机。企业需采取一系列的措施来保护敏感数据，包括强化密码管理、权限控制和行为审计等。只有通过综合性的数据防泄密方案，信息通讯行业才能有效应对数据泄露的威胁，确保网络安全与个人隐私的保护。